Les conseils SERV-INFO
Changer d’ERP : préparer la reprise des données
Réussir un changement d’ERP commence avant l’import des premiers fichiers. Il faut décider quelles données conserver, les fiabiliser et vérifier leur utilisation dans le nouveau système.
Par SERV-INFO · Mis à jour le 22/09/2026
Définir ce qui doit être repris et ce qui doit être archivé
Dressez l’inventaire des sources : ancien ERP, fichiers partagés, tableurs et outils métier. Pour chaque ensemble, identifiez un responsable et un usage. Une liste de clients actifs n’a pas le même besoin de reprise qu’un historique ancien consulté occasionnellement.
Séparez les référentiels — clients, fournisseurs, articles, tarifs — des données de départ, comme les stocks, puis des opérations encore ouvertes : commandes, livraisons à facturer ou règlements à rapprocher. Reprendre tout l’historique n’est pas automatiquement la meilleure solution ; son mode de consultation et ses contraintes de conservation doivent être étudiés.
- Lister les sources et les formats réellement exportables.
- Définir la période et les catégories nécessaires au démarrage.
- Préciser comment les informations non reprises resteront consultables.
Nettoyer les données avant de les transformer
Un changement de logiciel ne corrige pas les doublons ni les références imprécises. Vérifiez les codes articles, les unités, les adresses et les liens entre fournisseurs et produits. Deux fiches proches ne sont pas forcément identiques : la validation doit appartenir à la personne qui connaît le métier.
Préparez une correspondance entre les champs de départ et ceux du nouveau système. Un code de dépôt, un statut de commande ou une unité d’achat peut avoir une signification différente. Les règles de conversion doivent être comprises et validées avant l’import.
Tester avec un échantillon représentatif
Choisissez des cas simples et des cas difficiles : client avec plusieurs adresses, article vendu et acheté dans des unités différentes, commande partiellement livrée, produit suivi par lot. Vérifiez leur restitution puis réalisez les opérations attendues dans le nouveau logiciel.
Les totaux de lignes ne suffisent pas. Comparez aussi les quantités et valeurs retenues, les associations entre fiches et les documents produits. Conservez les écarts constatés et leur correction. Un second essai sur les données corrigées permet de vérifier que la procédure est reproductible.
- Compter les fiches et contrôler les doublons.
- Rapprocher les quantités de stock par article et par dépôt.
- Valider les dossiers ouverts avec les utilisateurs concernés.
- Tester une recherche, une modification et une opération métier.
Préparer une bascule que les équipes comprennent
Fixez le moment où les modifications s’arrêtent dans l’ancien outil et celui où le nouveau devient la référence. Désignez les personnes autorisées à valider l’import final. Prévoyez les contrôles de départ, la sauvegarde des sources et les conditions de retour arrière si les critères convenus ne sont pas remplis.
Après le démarrage, suivez les premières opérations et notez les anomalies. Évitez que plusieurs fichiers parallèles deviennent de nouvelles sources contradictoires. Les utilisateurs doivent savoir où saisir les informations, où consulter l’historique et comment signaler un écart.
Préparer un projet de reprise vers SI-GEST
Pour étudier une reprise, présentez les outils actuels, les volumes approximatifs, les formats disponibles et les données indispensables. Un exemple sans données confidentielles peut aider à comprendre les structures sans transmettre inutilement des informations confidentielles.
La faisabilité, le périmètre, les traitements et le calendrier doivent être confirmés après examen des sources. Il n’existe pas de promesse de migration automatique valable pour tous les logiciels. Cette étape prépare un chiffrage et des critères de validation adaptés à votre situation.
Prochaine étape
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