1. Partir des opérations qui vous coûtent du temps

Commencez par décrire un dossier de bout en bout : demande client, devis, commande, achat, réception, livraison, facture et règlement. Repérez les informations ressaisies, les validations par courriel et les tableaux conservés à côté du logiciel. Ce sont des situations à tester, pas seulement des fonctions à cocher.

Pour une PME industrielle, ajoutez la fabrication : nomenclatures, besoins en composants, ordres de fabrication, suivi des lots et coûts. Pour le négoce, examinez plutôt les tarifs clients, conditionnements, stocks par dépôt et approvisionnements. Tous les métiers n’ont pas besoin du même périmètre dès le départ.

Choisir trois difficultés prioritaires et nommer les personnes concernées.
Distinguer les exigences indispensables des améliorations souhaitées.
Définir un résultat observable : une ressaisie supprimée, un stock expliqué, un dossier retrouvé.

2. Demander une démonstration sur votre propre scénario

Une présentation générale montre les écrans. Une démonstration métier permet de juger le travail quotidien. Préparez un exemple sans données confidentielles avec un article, un fournisseur, un client et une commande. Demandez de suivre le dossier jusqu’à la facture, puis de traiter une livraison partielle ou un retour.

Faites participer un utilisateur des ventes et un utilisateur des achats ou du stock. Observez le nombre de manipulations, la recherche d’informations et la façon dont une erreur est corrigée. Une belle interface ne suffit pas si vos équipes doivent continuer à reconstituer les dossiers ailleurs.

Retrouver les documents liés et comprendre leur état.
Vérifier les droits de consultation et de modification selon les rôles.
Identifier les adaptations nécessaires et ce qui reste hors périmètre.

3. Comparer le projet complet, pas seulement le logiciel

Demandez un devis qui distingue les modules retenus, les utilisateurs, le paramétrage, les personnalisations, la reprise des données, la formation et l’accompagnement après démarrage. Les équipements et les échanges avec d’autres applications doivent aussi être examinés lorsqu’ils conditionnent le fonctionnement.

Une personnalisation doit répondre à un besoin identifié. Décrivez qui l’utilise, quelles données elle reçoit et quel résultat est attendu. Vérifiez comment elle sera documentée et maintenue lorsque votre organisation évoluera. Ne supposez pas qu’un connecteur ou une ancienne base sera compatible sans étude.

4. Organiser la décision et le démarrage

Nommez un référent interne et prévoyez du temps pour préparer les données et tester les usages. Fixez les critères d’acceptation avant la bascule : documents corrects, stocks cohérents, droits adaptés et opérations principales réalisables par les utilisateurs.

Le bon périmètre de départ est celui que les équipes peuvent réellement prendre en main. Les besoins secondaires peuvent faire l’objet d’une phase suivante, à condition de vérifier dès l’étude qu’ils pourront s’intégrer au projet. La date de démarrage doit tenir compte des périodes de forte activité.

Qui valide les données reprises et les documents produits ?
Quelles opérations doivent être testées avant de commencer ?
Qui contacter après le démarrage et pour quels sujets ?

Comment SI-GEST s’inscrit dans cette démarche

SI-GEST est l’ERP développé par SERV-INFO. Gestion commerciale, achats, stocks, relation client et fonctions métier peuvent être assemblés selon les modules retenus. Les menus, droits, champs et documents peuvent être adaptés aux usages de votre entreprise.

L’objectif d’un premier échange est de comprendre votre fonctionnement et de préparer une présentation pertinente. Apportez vos principaux flux et vos difficultés actuelles : ils permettront de discuter d’un périmètre concret, plutôt que d’une longue liste de modules.

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